03 November 2015

Membuat Kartu Ujian dengan Mail Merge dan Excel

Dalam artikel ini, saya akan berbagi pengalaman cara membuat kartu dengan menggunakan fasilitas mail merge Microsoft Word. Mengapa menggunakan mail merge?  Karena jumlah kartu yang harus saya buat cukup banyak, yaitu 878 kartu. Pengalaman saya ini berkaitan dengan tugas saya sebagai panitia Ulangan Tengah Semester di sekolah. Saya bertugas membuat kartu ujian sejumlah 878 kartu, tentunya melelahkan kalau harus input data dan mencetak satu per satu.

Untuk membuat kartu ujian secara massal menggunakan mail merge ada 2 file yang harus disiapkan.
1. File format kartu yang dibuat menggunakan tabel (*.docx)
2. File biodata yang tercantum di kartu (*.xlsx)
Kedua file di atas dapat diunduh disini. Tapi perlu diperhatikan, untuk bisa mengunduhnya, Anda harus nraktir saya untuk ngopi dulu.. hehe 

Saya menggunakan kedua file di atas untuk dijadikan screenshot pada tutorial supaya lebih mudah. Berikut langkah-langkah pembuatannya
1. Buatlah format kartu ujian dengan menggunakan tabel, pada contoh ini saya membuat 6 kotak kartu dan cukup diisi satu dulu



2. Buatlah tabel biodata siswa menggunakan Excel. Pastikan datanya lengkap dan diingat betul nama header (judul kolom)nya.
3. Tutuplah file excel yang berisi biodata, saya menggunakan file bernama Nomor Ulangan. Kedua file yang terhubung mail merge tidak dapat dibuka bersamaan.
4. Pada file format kartu ujian, klik  Mailings -> Select Recipients -> Use Existing List.. lalu cari direktori penyimpanan file Nomor Ulangan.

5. Setelah di klik, akan muncul pilihan sheet yang ada di file Nomor Ulangan. Saya membuat biodata siswa pada file Nomor Ulangan di sheet nomor. Maka saya meng-klik nomor$.
6. Data yang akan dimunculkan adalah Nama, kelas, No. Peserta, dan ruang. Untuk mengisikan nama, posisika kursor di belakang tulisan Nama :, lalu klik Insert Merge Field, akan muncul nama-nama header (judul kolom) yang telah saya buat. Ada Kelas, No_Pes, Nama_Siswa, dan Ruang.
7. Klik Nama_Siswa
8.Lakukan hal yang sama untuk mengisi Kelas, Nomor, dan Ruang. Sehingga hasilnya menjadi seperti di bawah ini
9. Untuk melihat apakah data sudah benar, klik Mailings -> Preview Result
10. Jika benar, maka peserta/ siswa nomor 1 atau yang paling atas akan muncul datanya
11. Copy seluruh isi pada format kartu yang baru saja diisi ke kotak kartu yang lain.
12. Sampai di sini belum selesai, kalau di preview akan muncul nama yang sama
13. Supaya namanya bisa berurutan, letakkan kursor di kotak kedua atau sebelah kanan kotak pertama di depan TANDA PESERTA. Lalu klik Mailings -> Rules -> Next Record.
14.  Jika benar, akan muncul tulisan Next Record di depan tulisan TANDA PESERTA
15. Cek dengan Mailings -> Preview Result.
16. Untuk mencetak kartu, klik Finish & Merge -> Print Documents.. lalu pilih record atau nomor yang hendak dicetak.





11 komentar:

  1. alhamduluillah, sangat membantu.

    BalasHapus
  2. Alhamdulillah, dengan kemauan keras bisa,
    Thanks Ya Pak.

    BalasHapus
  3. Terima kasih banyak ilmunya sangat bermanfaat sekali

    BalasHapus
  4. Penjelasannya simpel, bagus sekali langsung working petunjuknya, thanks....

    BalasHapus
  5. Terima kasih om atas penjelasannya

    BalasHapus
  6. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  7. saya buat 4 tabel , yang terisi tabel 1 dan 4 dengan nama yang sama. mohon solusinya pak

    BalasHapus
  8. terima kasih.. Alhamdulillah untuk pertama kalinya berhasil membuat kartu ujian dengan mailing... penjelasannya sangat jelas.. sangat memudahkan kami terima kasih

    BalasHapus
  9. Terimakasih, agan. Mantab jiwa. Tutorial diserta gambar. Praktis dan bermanfangat.

    Cara membuat kotak-kotaknya agar muncul grid dan jaraknya rapi plus presisi bagaimana, Gan? Terima kasih jawabannya.

    BalasHapus

Bagaimana tanggapan Anda tentang artikel ini? yuk tulis di kolom komentar